DECRETO Nº 1417-SCE
SAN JUAN, 12 de agosto de 1985.-
VISTO:
La ley Nº 5307/84, por la cual se crea en el ámbito del Ministerio de Gobierno y Acción Social, dependiente de la Secretaría de Cultura y Educación, el SISTEMA PROVINCIAL DE ARCHIVOS (SIPAR); y
CONSIDERANDO:
Que el Sistema Provincial de Archivos se crea con el objeto de organizar, tecnificar, administrar, conservar, acrecentar y difundir el patrimonio documental de la Provincia y asegurar su accesibilidad para la acción administrativa, para la investigación científica y para la información general,
Que por el Artículo 56º de la Ley 5307/84, se faculta al Poder Ejecutivo para que reglamente dicha Ley.
POR ELLO:
EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA
D E C R E T A:
ARTICULO 1º.- REGLAMENTESE la Ley 5307/84, por la cual se crea en el ámbito del Ministerio de Gobierno y Acción Social y dependiente de la Secretaría de Cultura y Educación, el SISTEMA PROVINCIAL DE ARCHIVOS (SIPAR), según se consigna a continuación:
ARTICULOS: 1º al 5º Sin Reglamentar.
ARTICULO 6º.- Además de las funciones que le acuerda la Ley al Director General del SIPAR, le competen las siguientes atribuciones:
1) Coordinar la labor del SIPAR con el Sistema Nacional de Archivos que eventualmente dispusiera crear la Nación.
2) Promover la adhesión al Sistema de los Archivos previstos en el Art. 2º, inc.b) de la Ley.
3) Solicitar al Poder Ejecutivo la determinación de los Archivos que integrarán el Sistema, según lo establecido en el Art. 2º, inc.a).
4) Disponer la supervisión de los Archivos integrantes del SIPAR.
5) Gestionar ante las autoridades o entidades particulares pertinentes el envío de dos (2) ejemplares de toda publicación que realicen los organismos oficiales y diarios o periódicos que circulen en la Provincia, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 18º de la Ley.
6) Analizar y someter a consideración del Poder Ejecutivo las Tablas de Retención Documental elaboradas por cada organismo para su documentación específica y las preparadas por la Secretaría Técnica para la documentación común a toda la Administración Pública Provincial.
7) Disponer la evaluación de aptitudes que se efectúe a aspirantes a desempeñar funciones en Archivos Estatales.
8) Comunicar a las autoridades competentes en caso que se intentare llevar fuera de la Provincia, documentación calificada como de valor histórico.
9) Asesorar a las autoridades respecto a necesidades, exigencias y medidas de seguridad con que deben contar los locales destinados a Archivos.
ARTICULO 7º.- Serán funciones del Secretario Técnico del SIPAR:
1) Investigar sobre metodología, procedimiento, adelantos técnicos y otros temas en materia archivística.
2) Proponer a la Dirección normas de aplicación y reglamentaciones archivísticas.
3) Planificar y elaborar las Tablas de Retención Documental para la tipología común a toda la Administración Pública Provincial.
4) Asesorar al Director en materia archivística.
ARTICULO 8º.- Serán funciones del Inspector General del SIPAR:
1) Difundir las normas aprobadas por la Dirección.
2) Orientar a los encargados de Archivos respecto a la organización más apropiada para cada uno de los repositorios.
3) Supervisar los archivos integrantes del Sistema para asegurar una efectiva y eficiente aplicación de las normas operativas.
4) Coordinar la labor de los archivos.
5) Planificar la incorporación paulatina de los archivos integrantes del Sistema.
6) Programar reuniones de encargados de archivos por áreas, a fin de lograr uniformidad en el desarrollo.
7) Llevar registros de los inventarios documentales de los archivos.
8) Informar a la Dirección sobre el funcionamiento de dichos Archivos.
ART.9º.- Sin Reglamentar.
ART. 10º.- Desígnase para el funcionamiento del Archivo General de la Provincia, el espacio que ocupa el Archivo Histórico y Administrativo en el subsuelo del Edificio 9 de Julio, hasta tanto se le otorgue local adecuado a sus fines.
ART. 11º al 14º S/R
ART.15º.- El Departamento Archivo Intermedio tendrá las siguientes funciones además de las que le acuerda la Ley:
1) Elaborar informes, expedir fotocopias y evacuar cualquier información que le sea solicitada pro consultantes autoriza dos de acuerdo al Capítulo VII de la Ley.
2) Efectuar la selección documental de acuerdo con las Tablas de Retención aprobadas por el Poder Ejecutivo y elaboradas de acuerdo al procedimiento fijado por los Artículos 47º y 48º del presente Reglamento.
3) Elaborar el calendario de recepción de archivalía procedente de los Archivos Centrales y Sectoriales.
4) Organizar el servicio de reprografía.
”ART. 16º al 24º S/R
ART. 25º.- Los plazos a que se refiere el Art. 25º de la Ley, se fijan den 10 (diez) años desde la finalización del acto administrativo, en un todo de acuerdo al Art. 14º de la referida Ley.
ART. 26º al 29º S/R
ART.30º.- Accesibilidad de los Archivos Estatales: Los documentos depositados en archivos estatales serán accesibles al público cuando tengan una antigüedad mayor de treinta (30) años a contar de la última fecha que registra la actuación. Los documentos que tengan menos de treinta (30) años, serán accesibles en los siguientes casos:
a) Para los particulares que acrediten que sus derechos e intereses son alcanzados por los documentos.
b) Para los organismos públicos que acrediten causa legítima con sujeción a las normas de procedimientos que les sean aplicables.
c) Para la institución productora de la documentación, con permiso escrito del responsable de la misma.
ART.31º al 34º S/R
ART.35º.- A los efectos de la Ley, se considera ”Patrimonio Documental Potencial” a toda la producción documental actual, estatal y no estatal, independientemente de quien detente los derechos de propiedad o administración sobre la misma.
ART.36º al 46º S/R
ART.47º y 48º.- Desafectación, Eliminación, Reproducción y Traslado de Documentos :
- Para proceder a la desafectación de documentos, cada Organismo que posea alguna de las Categorías de Archivos enunciadas en el Art. 22º de la Ley, deberá proceder a confeccionar la tipología documental específica y elaborar una propuesta de Tablas de Retención.
- El procedimiento para determinar los términos de guarda de cada tipo documental, es el siguiente:
a) Formación de una Comisión evaluadora integrada por el Jefe de Archivo, Jefe Administrativo, Contador y Asesor Letrado de la Repartición, quienes dictaminarán sobre el valor administrativo, contable y jurídico de los documentos.
b) Remisión de las propuestas a la Dirección del SIPAR para la determinación del valor histórico. En caso de no poseerlo, se asignará el plazo de conservación mayor que fijara la Comisión Evaluadora.
c) La Dirección del SIPAR solicitará al Poder Ejecutivo la aprobación de las Tablas de Retención, tras lo cual su aplicación será obligatoria.
ART.49º al 56º.- S/R
ARTICULO 2º.- COMUNIQUESE y dese al Boletín Oficial para su publicación.-
Dr. Leopoldo Bravo
Original: Secretaría General de la Gobernación.